AIを活用するにはまずはデータベース形式の表作成において最も大事なポイントになります。
特にExcelを使う際には、この基本を押さえることで、効率的なデータの管理や分析が可能になります。
データベースとは？
まず「データベース」とは何か、簡単に説明します。
データベースとは、検索やデータの蓄積がしやすいように整理されたデータの集まりです。これをビジネスの場で活用することで、顧客情報やリストの管理、データ分析や集計がスムーズになります。
しかし、データベース形式を満たしていない表を作ってしまうと、データを正しく集計できなかったり、アウトプットに支障をきたしたりします。そこで重要なのが、4つの基本ルールです。
データベース形式の表を作る4つのルール
1. 見出しはユニークであること
各列の見出しには、必ず**一意の名前（ユニークな値）**を付けましょう。同じ見出しを複数列で使用するのはNGです。たとえば「氏名」と「氏名」という重複は避け、「氏名1」「氏名2」と区別してください。
2. 1行に1件のデータを入れる
1つのデータは必ず1行で完結させましょう。例えば「佐藤さん」の情報を複数行にまたがせるのは不適切です。1行につき1件のデータを入力することで、表が見やすくなり、処理が正確に行われます。
3. セル結合はしない
セル結合は禁止です。Excelでは「セルを結合して中央揃え」を使うことがありますが、これによりデータベース機能が正しく動作しなくなります。結合は使わず、代わりに列幅や配置で調整しましょう。
4. 空白行・空白列を作らない
データの途中に空白行や空白列を挟むのもNGです。Excelでは、データの範囲を認識する際に、空白行や空白列を境界とみなすため、それらがあると正確に処理できなくなります。
実践のポイント
これら4つのルールを守ると、以下のようなメリットがあります：
- データの一括選択が簡単になる（例: Ctrl + Shift + *：Windows）
- 正確な集計や分析が可能になる
- ビジネスの現場で求められる柔軟なアウトプットに対応できる
まとめ
Excelのデータベース形式で表を作る際には、以下の4つのルールを守りましょう：
- 見出しはユニークであること
- 1行に1件のデータを入れること
- セル結合はしないこと
- 空白行・空白列を作らないこと
このようにデータを整理することで、効率的でAIにも活用しやすい表を作成できます。
実際AIの研修に入るとここから指導することが多かったりします…
