多くの会社がChatGPTなどのAIを使い始めています。 でも実際は、
- 文章を考えてもらう
- わからないことを聞く
- メールを直してもらう
この程度で止まっている会社が多いのが現状です。
もちろんこれも便利です。ただ、今のAIはもっとできます。資料を集め、内容をまとめ、比較し、書類を作り、決まった作業を進める「AIエージェント」として働かせることができるのです。
つまり、AIは「相談相手」から「仕事を任せる相手」に変わってきています。
その前にやることがある
AIに仕事を任せるには、会社の情報がきちんと整理されていないといけません。よくあるのはこんな状態です。
- 必要な資料がどこにあるかわからない
- 同じファイルが何個もある
- どれが最新かわからない
- やり方が担当者の頭の中にしかない
- ファイル名や保存の仕方が人によって違う
こういう状態だと、AIも正しく動けません。AIは散らかった情報を魔法のように整理してくれるわけではないからです。古い資料を渡せば、古い答えが返ってきます。必要な情報がなければ、正しい判断もできません。
最初にやるべきこと
AI導入の第一歩は、「良いAIを選ぶこと」ではありません。まず、社内の情報を確認することです。
- どんな情報があるか
- どこに保存されているか
- どれが正しい最新版か
- 誰が管理しているか
- どの仕事で使うものか
これを確認したら、ファイル名・保存場所・更新方法・作業の手順を整えます。
情報が整理されれば、AIに任せられる仕事も自然と見えてきます。たとえば、資料検索、報告書作成、問い合わせ対応、マニュアル作成、過去の事例整理、新人教育などです。
AI導入 = 「AIに仕事を任せられる状態」を作ること
AI導入とは、ChatGPTを契約することではありません。会社の情報と仕事の進め方を整理して、AIが実際に働ける状態を作ることです。
AIに聞くだけ → そこから一歩進んで、AIに仕事をさせる。 そのために、まず会社の情報を整理する。
これが、小さな会社がAIを本当に活かすための第一歩ですが未だ実行されてるところは10％いません..チャンスだと思います。
